Chiến lược tuyển dụng:
Để có một bản mô tả công việc hoàn hảo giúp bạn
tuyển đúng người

Bản mô tả công việc hay còn gọi là Job Description – viết tắt là JD. Việc viết bản mô tả công việc là bước cơ bản nhất trong bất cứ quá trình tuyển dụng nào.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ liệt kê những đầu việc sơ sài dẫn đến tuyển dụng “nhầm người” hoặc “khó tuyển được những ứng viên phù hợp” hoặc “tuyển mãi mà không có ứng viên”.

Câu trả lời rõ nhất đó là vì họ chưa xây dựng được một bản JD chuyên nghiệp, đáp ứng được yêu cầu và có tính thuyết phục được ứng viên.

Một JD rõ ràng và biết cách “đánh” vào tâm lý tìm việc của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng nhận được nhiều hồ sơ tốt và phù hợp hơn.

Đây là một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên kích thích và tạo hứng thú với ứng viên từ phía nhà tuyển dụng.

Nhưng không phải nhà tuyển dụng nào cũng biết cách để mang đến một JD thực sự đầy đủ thông tin và cuốn hút. Nếu bạn là nhà tuyển dụng và cũng đang loay hoay với JD tìm ứng viên, hãy để Việc Ơi giúp bạn qua bài viết dưới đây nhé!

Cách viết JD chuẩn sẽ bao gồm những phần sau. Đây là những thông tin cần phải có (MUST) để có thể tìm kiếm được ứng viên cũng như hạn chế khả năng ứng viên đậu, đi làm rồi nghỉ việc chỉ sau một thời gian ngắn vì không phù hợp.

1/ Giới thiệu về doanh nghiệp của bạn:

Bạn không thể bắt một con cá leo cây, tương tự như người ứng viên sẽ không thể gắn bó lâu dài với môi trường không đáp ứng được giá trị cá nhân của họ.

Do vậy, việc giới thiệu về công ty là rất cần thiết. Phần giới thiệu doanh nghiệp có ảnh hưởng to lớn đến cảm nhận của ứng viên. Bạn có thể không cần phải viết ra tất cả, nhưng tốt nhất nên có những thông tin cơ bản như sau:

– Company name (Tên công ty)
– Original (Tên trước đây, trong trường hợp công ty bạn đã từng đổi tên)
– Address (Địa chỉ)

+ Established year (Năm thành lập) nếu bạn có thể cung cấp thêm các cột mốc đáng
nhớ của công ty thì càng tốt
+ No. of staff (Số lượng nhân viên)
Đây là hai điểm sẽ giúp ứng viên hiểu được lịch sử doanh nghiệp và quá trình phát triển của công ty.

Qua sự phát triển số lượng nhân sự trong thời gian từ lúc thành lập đến bây giờ, ứng viên sẽ có được những nhận định về sức mạnh của đội ngũ quản lý, khả năng xâm nhập thị trường…
– Website công ty
– Organization chart (Sơ đồ tổ chức): giúp ứng viên hình dung một bức tranh chung về tổng thể công ty, bạn ấy sẽ vào làm ở phòng ban nào và sẽ xoay vòng công việc như thế nào với những phòng ban khác

+ Business model (Loại hình kinh doanh):

Mỗi ngành nghề sẽ có một đặc tính riêng, một loại hình kinh doanh riêng. Để viết được Business model, bạn chỉ cần trả lời các câu hỏi “Công ty bạn bán cái gì? Bán cho ai? Bán như thế nào?” là có thể giải thích về lĩnh vực hoạt động, tập khách hàng và sản phẩm hoặc dịch vụ đang cung cấp của công ty bạn.

Ngoài ra nếu bạn có thể nêu được điểm mạnh và quy mô của công ty (Giá sản phẩm và doanh thu, công ty đang chiếm bao nhiêu phần trăm thị phần trong bức tranh tổng thể của ngành, kế hoạch chiếm lĩnh thị trường trong những năm sắp tới) thì càng tốt. Điều này sẽ thể hiện được tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn cần một yếu tố quan trọng nữa là văn hóa doanh nghiệp/ EVP doanh nghiệp, niềm tin và những gì công ty cho là giá trị (sự sáng tạo, sự cải tiến, tập trung vào trải nghiệm của khách hàng, tốc độ phát triển nhanh…).

Một số nhà tuyển dụng cho rằng công ty ít thông tin sẽ kích thích sự tò mò của ứng viên, nhưng đây là quan niệm sai lầm. Đã có không ít trường hợp nhân viên mới của công ty phát hiện công ty và môi trường làm việc không như kì vọng và bỏ việc nhiều.

Do đó, nhà tuyển dụng cần cung cấp đầy đủ những thông tin này ngay từ đầu để tránh sự hiểu lầm về sau.

Ngoài ra, khi bạn cung cấp được những thông tin này trong bản mô tả công việc, đối với những ứng viên ở vị trí quản lý, họ sẽ cảm thấy bị thu hút, hấp dẫn và có thêm động lực để ứng tuyển.

Còn đối với những ứng viên vị trí nhân viên thì họ cũng cảm thấy muốn được thách thức khi tham gia vào công ty bạn để được dự phần vào những cơ hội và kế hoạch lâu dài của công ty.

2/ Thông tin về vị trí cần tuyển:

Đây là phần cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ giúp ứng viên hiểu được công việc mình sẽ đảm nhận là gì, cần làm gì để hoàn thành tốt.

Phần này bắt đầu cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về công việc, bao gồm trách nhiệm của nhân viên và các nhiệm vụ được giao.

Việc bạn đưa ra một thông điệp rõ ràng ở phần này sẽ giúp ứng viên nhanh chóng quyết định mình có phù hợp với lĩnh vực công việc và đủ kinh nghiệm để ứng tuyển không.

Dưới đây là những thông tin cụ thể cần phải có:


– Title (Chức danh công việc)

Bạn cần ghi rõ vị trí ứng tuyển và sử dụng đúng từ ngữ chuyên ngành của chức vụ đó.

Chẳng hạn, công ty cần tuyển chức Art Director nhưng lại ghi tiêu đề là “Giám đốc Hội hoạ”, sự sai lệch về thông tin sẽ khiến bạn lỡ mất những người ứng viên phù hợp thật sự.

– Working place (Địa điểm làm việc)

– Reason of hiring (Lý do tuyển dụng vị trí này)

Dù là nhân viên cấp dưới hay vị trí quản lý thì cũng đều có lý do tồn tại của nó.

Hãy đưa ra lý do cụ thể, ngắn gọn giúp ứng viên hiểu được tầm quan trọng và giá trị bản thân khi đóng góp công sức cho công ty của bạn.

+ Job Description (Mô tả công việc):

Nhìn chung, hãy đặt mình vào vị trí ứng viên và hình dung một ngày làm việc sẽ như thế nào. Bạn sẽ có một bức tranh toàn cảnh về những đầu việc phải làm.

Nên chia nhỏ trách nhiệm công việc thành những nhiệm vụ ngắn gọn. Ví dụ như đối với chức vụ Quản lý Digital Marketing, thay vì viết “Bạn sẽ lãnh đạo phòng Digital Marketing”, có thể diễn đạt như sau:

 Quản lý các kênh Digital marketing (website, blog, email và mạng xã hội) để đảm bảo hình ảnh thương hiệu được nhất quán
 Quản lý các tài khoản trên mạng xã hội của công ty.
 Đo lường ROI và KPI trong mức ngân sách cho phép

Một điểm cần lưu ý nữa là, người tuyển dụng và người phỏng vấn nên thống nhất về yêu cầu công việc để tránh sự xung đột sau này.

Cần chú ý các tips sau:
 Nên làm nổi bật ý (1-2 ý) trong phần này để thông tin trở nên súc tích, dễ theo dõi hơn.

 Khi tóm tắt những gì ứng viên sẽ làm hằng ngày, hãy sử dụng mẫu câu “Bạn sẽ…” thay vì “Ứng viên sẽ…” để thông tin được cá nhân hoá và có giá trị khuyến khích ứng tuyển nhiều hơn.

Ngoài ra bạn nên sử dụng nhiều tính từ trong câu viết để tạo nên hình ảnh hấp dẫn, thách thức cho công việc.

 Sử dụng gạch đầu dòng để dễ theo dõi hơn và bỏ qua những yêu cầu công việc không thực sự trọng điểm để thông tin ngắn gọn hơn

Ví dụ:
 Vị trí này chịu trách nhiệm tạo doanh số bán hàng và phục vụ các yêu cầu từ khách hàng. => Không hiệu quả

 Bạn sẽ trở thành nhân tố quan trọng trong đội ngũ bán hàng nhiệt huyết, gia tăng doanh số và tạo nên những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. => Hiệu quả

 Ứng viên cần có kinh nghiệm với Word, Excel, Powerpoint, đánh máy, nhập liệu thông tin, lưu trữ dữ liệu, sắp xếp chúng và ghi chú trong các cuộc họp. => Không hiệu quả

 Hãy ứng tuyển nếu bạn đã từng có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ quản lý văn phòng và sử dụng thành thạo Microsoft Office. => Hiệu quả
– Career path (Lộ trình thăng tiến) Khá nhiều ứng viên rất quan tâm đến điều này. Vì thực tế ai cũng thích những công việc có con đường thăng tiến rõ ràng hơn là những vị trí chỉ dậm chân tại chỗ.

+ Line Manager (Quản lý trực tiếp)
+ About team (Team mà ứng viên sẽ làm việc cùng)
+ About recruited staff (Thông tin về nhân sự cũ ở vị trí này)

 Hãy cung cấp cho ứng viên một ít thông tin về người quản lý sắp tới cũng như nhóm mà họ sẽ làm việc cùng (Tuổi tác, giới tính, tính cách, có bao nhiêu thành viên trong nhóm…)

Vì thực tế có tới 80% nhân sự hiện nay đã phải bỏ cuộc ở một công ty mới vì vấn đề không thể hòa hợp được với người quản lý trực tiếp hoặc các thành viên trong nhóm của mình.

Một yếu tố khá cần thiết nữa đó là thông tin về nhân sự cũ đã hoặc đang làm việc ở vị trí này (tuổi tác, giới tính, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách…), người mà bạn ấy sẽ thay thế, để ứng viên dễ dàng hình dung bản thân có phù hợp được hay không.

Tuy nhiên, yếu tố về  nhân viên cũ này cũng chỉ mang tính tham khảo, nếu ngại bạn có thể không chia sẻ trong JD cũng được.

– Negative points of this position (Những khó khăn của vị trí này)

Nên nêu những điểm này để ứng viên có thể hình dung được những khó khăn mình sẽ gặp phải, tránh trường hợp sau khi vào làm rồi cảm thấy bất mãn, không hài lòng và nghỉ.

Điều này dễ làm mất thời gian cho cả ứng viên cũng như nhân sự công ty vì phải huấn luyện, hướng dẫn các bạn ấy. Những điểm khó khăn này có thể là: thường phải đi công tác nhiều, tăng ca nhiều…

Tuy nhiên, thực tế có rất nhiều ứng viên họ xem những khó khăn này là thách thức, là điểm hấp dẫn của vị trí, cho nên nói thẳng từ ban đầu thì sẽ dễ tìm được người phù hợp hơn

3/ Yêu cầu của vị trí cần tuyển:

Khi liệt kê các kỹ năng cần thiết, bạn nên chia ra hai phần là kỹ năng bắt buộc và kỹ năng không bắt buộc.
Dưới đây là thông tin cơ bản cần phải có:

– MUST (Những yêu cầu bắt buộc)

như Độ tuổi, Giới tính, Trình độ học vấn, Ngoại ngữ, Số năm kinh nghiệm và một số kỹ năng chính.

– BETTER (Một số điều kiện ưu tiên thêm, nếu ứng viên có những điều kiện
này thì càng tốt)

– Special note – NG Person (Lưu ý đặc biệt, những ứng viên dưới đây sẽ
không phù hợp)

Sẽ luôn có trường hợp ứng viên không đủ tiêu chí với yêu cầu vị trí, tuy nhiên bạn nên cần tránh phong cách diễn đạt tiêu cực. Những kiểu văn phong như “Ứng viên dưới 5 năm kinh nghiệm sẽ bị loại ngay lập tức” sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến số lượng người ứng tuyển và hình ảnh thương hiệu của công ty.

Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn có thể kèm lưu ý vào bản mô tả công việc như sau “Hãy lưu ý đây là vị trí senior Tư vấn tài chính, nên ứng viên có kinh nghiệm về lĩnh vực chứng khoán sẽ được ưu tiên hơn”.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên tránh việc dùng từ quá phân biệt đối xử trong bảng mô tả công việc. Một bản mô tả công việc với yêu cầu “Ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm Tư vấn tài chính” sẽ là rào cản không nhỏ để bạn tìm kiếm những người trẻ tiềm năng.

Thậm chí chức danh “Thư kí” cũng khiến không ít người nghĩ đây là công việc chỉ dành cho phụ nữ, thay vì dùng từ này bạn có thể đổi thành “Trợ lý”. Do đó, người tuyển dụng nên chọn lựa và sử dụng ngôn từ phù hợp khi tuyển dụng.

Ngoài ra, bạn cũng chỉ nên viết những gì cơ bản và liên quan đến công việc. Trừ khi cần tuyển dụng vị trí lãnh đạo, quá nhiều chi tiết sẽ khiến ứng viên “ngộp thở” với yêu cầu công việc.

Còn nếu bạn đã nhắm sẵn một người phù hợp với vị trí cần tuyển, hãy liên hệ trực tiếp với người ứng viên đó luôn nhé.

4/ Điều kiện làm việc của vị trí này:

Giống như người bán hàng tại siêu thị, làm thế nào để nhà tuyển dụng thuyết phục ứng viên chọn công ty thay vì những vị trí khác?

Một cách đánh trực diện vào tâm lý của ứng viên chính là yếu tố phúc lợi. Những điểm này sẽ hấp dẫn ứng viên, làm họ hứng thú với công việc và công ty, từ đó nộp hồ sơ ứng tuyển.

Trong phần này bạn có thể viết về những phúc lợi mà công ty sẽ hỗ trợ như chế độ bảo hiểm tốt hơn, thu nhập, chế độ luân chuyển công tác, du lịch hằng năm, sự phát triển và hỗ trợ chuyên nghiệp dành cho nhân viên, cơ hội thăng tiến, quyền tự chủ trong công việc…

Hãy làm nổi bật phần thông tin này bằng cách đưa ra những đặc điểm chỉ riêng doanh nghiệp bạn mới có, như chương trình training liên tục, trang phục tới công ty thoải mái, bữa trưa và đồ ăn miễn phí, văn phòng thân thiện với thú nuôi… và bất kỳ điều gì khác khiến ứng viên cảm thấy thích thú với doanh nghiệp của bạn.

Dưới đây là tóm tắt những yếu tố ít nhất và bắt buộc phải có:

– Working time, shift, overtime (Thời gian làm việc? có làm việc theo ca không? có phải làm tăng ca không?)

– Salary in Gross & Net (Lương chính thức và lương thực nhận) Ngoài ra nếu là các vị trí Nhân viên kinh doanh/Sales Staff thì có hoa hồng hay không?

– Bonus (Các khoản thưởng thêm nếu có)

– Review salary (Xét duyệt tăng lương bao nhiêu lần mỗi năm)

– Insurance (Bảo hiểm) công ty đóng các khoản bảo hiểm theo luật Lao Động hay đóng trên toàn bộ lương (Bảo hiểm full lương)?

– Gasoline (Có hỗ trợ xăng xe đi lại không?)

– Company bus, bus route (Có xe đưa đón hay không?) thường những công ty ở tỉnh hoặc làm việc dưới nhà máy thường sẽ có thêm phúc lợi này

– Other benefits (Những phúc lợi khác nếu có) có hỗ trợ cơm trưa tại công ty không? Có hỗ trợ chi phí điện thoại không (đối với những vị trí sales…)?

5/ Quy trình phỏng vấn:

– Interview round (Số vòng phỏng vấn)
– Test (có làm các bài kiểm tra gì hay không?)
– Interviewer in each round (Người phỏng vấn trong mỗi vòng là ai?)

Một điều quan trọng cuối cùng nữa mà bạn còn cần lưu ý là các ứng viên có thói quen đọc lướt tin tuyển dụng, nên lối diễn đạt dài dòng hoặc sai ngữ pháp sẽ khiến họ bỏ qua ngay lập tức.

Một tin tuyển dụng hiệu quả cần thể hiện được phong thái chuyên nghiệp. Trước khi đăng bài, hãy viết ngắn gọn súc tích và duyệt thông tin thật kĩ để đảm bảo sự rõ ràng tuyệt đối.

Dưới đây là ví dụ của một tin tuyển dụng rườm rà:

Đây là bản rõ ràng, mạch lạc hơn của bài đăng phía trên:

Bạn thấy đó, chỉ cần thay đổi một chút về câu từ và cách diễn đạt, bản đăng tuyển ở dưới hiệu quả hơn phải không?

Tóm lại, thị trường tuyển dụng vốn luôn sôi động nhưng để tìm được ứng viên phù hợp lại không phải chuyện dễ dàng.

Chỉ cần một chút đầu tư trong tin tuyển dụng, với chi phí chẳng mấy tốn kém, bạn có thể thu lại kết quả nằm ngoài sự mong chờ.

Chìa khóa nằm ở chỗ bạn thực sự hiểu về doanh nghiệp mình và hiểu điều gì thực sự hấp
dẫn ứng viên.

Hy vọng với những chia sẻ mà Việc Ơi tổng hợp được trên đây, các nhà tuyển dụng đã hiểu được JD là gì, tầm quan trọng của JD để tạo nên một JD đầy đủ thông tin, hấp dẫn và thu hút nhân tài hiệu quả nhất nhé.
———————
Việc Ơi Headhunting Company tổng hợp

Ms.Dung
Senior Recruitment Consultant
CÔNG TY TNHH VIỆC ƠI
10D1-10D2, Nguyễn Thị Minh Khai, Đa Kao Wd., Dist. 1, HCMC
(+84) 28 7303 0707 – Ext 1022

Chuyên mục: 未分類